Recueil des besoins de formation : ce que la loi prévoit et ce qu'il faut préparer avant de consulter

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Une demande de formation tient parfois en une ligne : « il nous faudrait quelque chose sur le management ». À ce stade, aucun organisme ne peut chiffrer ni proposer un programme sérieux, et la consultation qui suit produira des réponses impossibles à comparer. Le recueil des besoins n'est pas une formalité qui précède l'achat, c'est ce qui rend l'achat possible.

Les textes encadrent déjà une partie de ce recueil, côté entreprise comme côté organisme. Cet article rappelle ce qu'ils disent, puis propose une manière de préparer sa consultation à partir de ce qui existe déjà.

En bref

Le Code du travail prévoit un entretien de parcours professionnel tous les quatre ans, consacré notamment aux besoins de formation du salarié : c'est la première source de besoins, et elle ne sert pas à évaluer le travail. Côté prestataire, le référentiel national qualité demande d'analyser le besoin du bénéficiaire en lien avec l'entreprise ou le financeur. Avant de consulter, formulez chaque besoin avec un objectif opérationnel, un public et des contraintes, regroupez-les, puis remettez la même base à tous les prestataires.

Qui exprime les besoins de formation dans l'entreprise ?

La loi désigne une première source : l'entretien. L'article L. 6315-1 du Code du travail prévoit que tout salarié restant employé dans la même entreprise bénéficie d'un entretien de parcours professionnel tous les quatre ans. Il porte notamment sur « ses besoins de formation », qu'ils soient liés à son activité actuelle, à l'évolution de son emploi au regard des transformations de l'entreprise ou à un projet personnel.

Le même article précise que cet entretien ne porte pas sur l'évaluation du travail du salarié et qu'il donne lieu à un document dont une copie est remise au salarié. C'est une matière écrite, datée, qui existe déjà dans l'entreprise. La fiche du Code du travail numérique indique que cet entretien remplace l'entretien professionnel.

L'employeur reste, de son côté, à l'initiative de certaines actions : l'article L. 6312-1 prévoit que l'accès des salariés à la formation est assuré à l'initiative de l'employeur, le cas échéant dans le cadre d'un plan de développement des compétences, à l'initiative du salarié, notamment par son compte personnel de formation, ou dans le cadre des contrats de professionnalisation. Les besoins viennent donc de deux directions, ceux que les personnes expriment et ceux que l'organisation identifie.

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Que doit contenir un besoin de formation bien formulé ?

Un besoin exprimé par un thème (« management », « Excel », « communication ») ne se compare pas. Un besoin exploitable se décrit avec cinq éléments, que l'on peut vérifier en relisant sa propre demande :

• le motif : ce qui change dans l'activité, l'outil, l'organisation ou la réglementation ;
• le public : fonctions, nombre approximatif, niveau de départ connu ou non ;
• l'objectif opérationnel : ce que les personnes doivent savoir faire à l'issue de la formation, formulé de manière observable ;
• les contraintes : calendrier, sites, formats possibles, disponibilité des équipes ;
• la preuve attendue : certification visée, évaluation, indicateur suivi après la formation.

Ces cinq éléments sont une grille de travail proposée ici, pas une obligation réglementaire : chacun supprime une question que le prestataire poserait de toute façon.

Le deuxième critère du référentiel qualité, tel que l'article R. 6316-1 le formule, porte sur l'identification précise des objectifs des prestations et leur adaptation aux publics bénéficiaires. Un besoin formulé avec un objectif précis permet au prestataire de montrer qu'il y répond, et à vous de le vérifier.

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Comment passer des besoins individuels à un besoin collectif ?

Les entretiens produisent des besoins individuels, souvent exprimés avec des mots différents pour la même réalité. La consolidation consiste à les regrouper par objectif plutôt que par intitulé de formation : trois demandes libellées différemment peuvent relever du même besoin, et une demande unique peut en cacher deux.

Une manière simple de procéder consiste à classer chaque besoin selon son origine. Un besoin lié à l'activité actuelle appelle une réponse rapide et ciblée. Un besoin lié à l'évolution de l'emploi peut attendre un parcours plus structuré. Un projet personnel relève souvent d'un autre dispositif, comme le compte personnel de formation, et ne se traite pas forcément dans la même consultation. Cette distinction reprend les trois motifs que l'article L. 6315-1 cite pour les besoins de formation.

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Qui peut aider à analyser les besoins, en interne et à l'extérieur ?

En interne, le même article prévoit que, dans les entreprises de moins de trois cents salariés, l'employeur peut bénéficier pour la préparation de l'entretien d'un conseil de proximité assuré par son opérateur de compétences. Il peut aussi être accompagné par un organisme externe lorsqu'un accord de branche ou d'entreprise le prévoit.

Les opérateurs de compétences ont plus largement pour mission, selon l'article L. 6332-1, d'assurer un service de proximité aux très petites, petites et moyennes entreprises, y compris pour les accompagner dans l'analyse et la définition de leurs besoins en matière de formation professionnelle.

Côté prestataire, le guide de lecture du référentiel national qualité publié par le ministère du Travail contient un indicateur qui dit que le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l'entreprise ou le financeur concerné. Parmi les exemples de preuves cités figurent les grilles d'analyse, les diagnostics préalables et les comptes rendus d'entretiens. Lorsque le prestataire n'est pas lui-même responsable de cette analyse, le guide demande qu'il démontre qu'il en tient compte dans la conception et la réalisation de sa prestation.

Question concrète à poser à chaque organisme : comment votre analyse du besoin se fera-t-elle, avec qui, et qu'en restera-t-il par écrit ?

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Que remettre aux prestataires pour qu'ils répondent sur la même base ?

La même base pour tous : c'est la condition pour comparer des propositions sur le fond plutôt que sur la forme. Cette base reprend les cinq éléments du besoin, ajoute le périmètre de la consultation (formation seule, ou formation et évaluation) et indique le format de réponse attendu, afin que prix, durée, modalités et livrables apparaissent aux mêmes endroits.

La rédaction de ce document fait l'objet d'un article dédié : rédiger un brief de formation qui rend les propositions comparables.

Deux précautions évitent les écarts. Ne communiquez pas de budget cible si vous voulez voir comment les prestataires dimensionnent la réponse, et précisez-le si c'est un choix délibéré. Et signalez ce qui est déjà connu, par exemple le niveau de départ du public ou une formation précédente, pour ne pas payer deux fois la même analyse.

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Comment Activateur Formation intervient sur ce type de besoin ?

Activateur Formation est un courtier en formation indépendant. Quand une entreprise nous transmet un besoin, nous le reformulons avec elle si nécessaire, puis nous consultons des partenaires de notre réseau de 1 500 partenaires formation, organismes de formation, formateurs et consultants indépendants, éditeurs d'outils et solutions formation, et nous présentons en moyenne trois à quatre propositions rapprochées d'une base commune.

Le service est gratuit et sans engagement pour l'entreprise, qui peut ne retenir aucune proposition. La commission est versée par le prestataire retenu, au même taux quel que soit le partenaire, et la convention de formation est signée directement entre l'entreprise et le prestataire. Le détail figure dans notre méthode, et le cadre général du sourcing sur notre page réseau d'organismes de formation.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que l'entretien de parcours professionnel ?

C'est un rendez-vous obligatoire entre le salarié et l'employeur, prévu tous les quatre ans par l'article L. 6315-1 du Code du travail, consacré notamment aux souhaits d'évolution et aux besoins de formation du salarié. Il ne porte pas sur l'évaluation de son travail.

L'entretien de parcours professionnel remplace-t-il l'entretien professionnel ?

Oui, selon la fiche du Code du travail numérique, l'entretien de parcours professionnel remplace l'entretien professionnel. Il ne faut pas le confondre avec un entretien d'évaluation, qui relève du pouvoir de direction de l'employeur.

Une entreprise de moins de 300 salariés peut-elle se faire aider pour préparer ces entretiens ?

Oui. L'article L. 6315-1 prévoit que l'employeur peut bénéficier d'un conseil de proximité assuré par son opérateur de compétences, et qu'il peut être accompagné par un organisme externe lorsqu'un accord de branche ou d'entreprise le prévoit.

Un organisme de formation doit-il analyser le besoin avant de former ?

Le référentiel national qualité comporte un indicateur selon lequel le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l'entreprise ou le financeur concerné. Lorsqu'il n'est pas responsable de cette analyse, il doit démontrer qu'il en tient compte dans sa prestation.

Faut-il recueillir les besoins avant de consulter plusieurs prestataires ?

C'est ce qui rend les propositions comparables. Sans objectif, public et contraintes précisés, chaque prestataire interprète la demande à sa manière et les réponses diffèrent par leur périmètre, pas seulement par leur prix.

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Pour passer de la collecte des besoins à la comparaison des prestataires, voir aussi notre article sur la vérification du niveau réel d'un formateur indépendant.

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Publié le 13 novembre 2026.